Tietosuojaseloste
Tämä on yhdistetty tietosuojaseloste ja informointiasiakirja Suomen freelance-journalistit ry:n jäsenille, henkilökunnalle, palveluntoimittajille ja muille sidosryhmille sekä verkkosivuston käyttäjille.
(EU:n yleinen tietosuoja-asetus 679/2016, 12 ja 13 artikla)
1. Tiivistelmä henkilötietojen käsittelystä:
Rekisterinpitäjä
SFJ ry
Y-tunnus: 2011347-5
Osoite: Siltasaarenkatu 16, 00530 Helsinki
Yhteyshenkilö henkilötietoja koskevissa asioissa
Anna-Sofia Nieminen
Toiminnanjohtaja
Suomen freelance-journalistit ry
Siltasaarenkatu 16
00530 Helsinki
yhdistys (at) freet.fi
+358 45 619 9958
www.freet.fi
Kenen tietoja käsittelemme?
• Jäsenet
• Palveluntoimittajat
• Sidosryhmät
• Henkilökunta
• Verkkosivun kävijät
Mistä saamme tiedot?
• Jäsenen tiedot saamme jäseneltä itseltään ja Suomen journalistiliiton jäsenrekisteristä
• Palveluntoimittajan tiedot saamme tältä itseltään
• Sidosryhmään kuuluvan tiedot tältä itseltään tai julkisista tietolähteistä
• Henkilökuntaan kuuluvan tiedot tältä itseltään
• Verkkosivuston käyttäjästä tallennetaan IP-osoite ja muut tekniset tiedot, jos kävijä antaa nimenomaisen suostumuksen käsittelyyn.
• Koulutuksiin ilmoittautuneilta saamme tiedot ilmoittautujilta itseltään.
• Uutiskirjeen tiedot saamme Journalistiliiton jäsenrekisteristä.
• Freeluettelon tiedot saamme tietojen laittajilta itseltään.
Kuinka kauan käsittelemme tietojasi?
• Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti niin kauan kuin tietoa on tarpeen käsitellä tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.
• Freeluettelon tiedot voi jokainen poistaa niin halutessaan. Tiedot voidaan myös poistaa, kun jäsenyys on päättynyt.
• Uutiskirjeen tietoja käsittelemme niin kauan, kunnes itse lopetat kirjeen tilaamisen
Huom. Henkilötietojen säilytysaikoihin vaikuttaa myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Kirjanpitolain mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2018, tositteita on säilytettävä 31.12.2024 asti. Kirjanpitolaki voi siis aiheuttaa joiltakin osin yllä mainittua pidempiä henkilötietojen säilytysaikoja.
Henkilötietojasi voidaan säilyttää joissakin tilanteissa tätä pidempään. Säilytämme 10 vuoden ajan sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat lainsäädännön edellyttäessä tai oikeuksiemme puolustamiseksi.
Huom. Kaikki yhdistyksen itse tuottama, yhdistyksen toimintaan liittyvä aineisto säilytetään lähtökohtaisesti pysyvästi. Tällaista aineistoa ovat mm. pöytäkirjat, toimintakertomukset ja toimintasuunnitelmat.
Näitä tietoja käsittelemme
Käsittelemme vain tietoja, jotka olet meille toimittanut, tai joiden käsittelyyn olet antanut suostumuksesi, esimerkiksi:
• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Henkilötunnus
• IP-osoite
• Ammattinimike
• Ruokavaliot
• Osoite
Oikeutesi
• Tarkastusoikeus: Voit tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot.
• Oikaisemisoikeus: Jos havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli käsittely perustuu oikeutettuun etuun tai mikäli käsittelymme on mielestäsi tietosuojalainsäädännön vastaista.
• Suoramarkkinointikielto: Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin. Emme luovuta ilman suostumustasi henkilötietojasi tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.
• Poisto-oikeus: Jos katsot, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi emme voi poistaa tietoja. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
• Rajoittamisoikeus: Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
• Valitusoikeus: Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme tietosuojalainsäädäntöä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Sinulla on oikeus saada jäsenrekisteriin talletetut henkilötietosi yleisesti käytetyssä sähköisessä tiedostomuodossa.
Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen yhdistys@freet.fi. Pyynnössä tulee yksilöidä mihin/milloin syntyneeseen materiaaliin se kohdistuu.
Miksi käsittelemme tietojasi ja millä perusteella?
Yhdistys käsittelee useita henkilötietoja. Pääosin käsittelyn tarkoituksena on jäsenpalvelujen tuottaminen yhdistyksen jäsenille. Yhdistys ylläpitää keskitetysti yhdistyslain 11 § mukaista luetteloa jäsenistään. Tallennettuja tietoja käytetään jäsenyyteen liittyvien asioiden hoitamisessa ja ammattiliiton toiminnassa sekä jäsenetujen hoitamisessa. Yhdistyksen yhteistyökumppanit voivat myös kohdistaa jäseniin markkinointia, jos jäsen on tähän suostunut. Muista kuin jäsenistä keräämme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden henkilöiden kanssa.
• Jäsenyyssuhteen hoitaminen ja jäsenten edunvalvonta – sopimus, oikeutettu etu
• Asiakassuhteen hoitaminen – sopimus, oikeutettu etu
• Markkinointi – oikeutettu etu
• Sidosryhmätoiminta – sopimus, oikeutettu etu
• Apurahojen jakaminen – sopimus, oikeutettu etu
• Koulutukseen ilmoittautuminen – sopimus, oikeutettu etu
• Evästeet – suostumus.
Kuka muu käsittelee tietojasi?
Yhdistys käyttää henkilötietojen käsittelyssä apunaan ainoastaan laadukkaita palveluntoimittajia, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä ja joiden tietoturva on riittävällä tasolla.
Säännönmukaisia luovutuksia tai siirtoja tehdään jäsenetujen osalta ja ainoastaan niille yhteistyötahoille, joiden tulee varmistaa jäsenyys ennen jäsenedun antamista jäsenelle. Tietojen luovuttaminen tarkoittaa sitä, että vastaanottaja voi käyttää tietoja esimerkiksi omassa markkinoinnissaan. Tietoja siirrettäessä vastaanottaja saa käyttää tietoja vain yhdistyksen ohjeiden mukaan. Tietoja siirretään tai luovutetaan vain tarvittavassa laajuudessa, eli esimerkiksi lehden painavalle taholle ainoastaan jäsenen nimi ja osoite.
Kuinka suojaamme tietosi?
Huolehdimme riittävistä teknisistä ja organisatorisista keinoista, jotta turvaamme henkilötietosi. Nämä keinot vaihtelevat palvelusta riippuen.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole välttämätöntä teknisen toteutuksen kannalta. Tällöin huolehdimme, että siirto on laillinen.