Kuittien järjestäminen ajoissa tarpeen 31.5.2007
Freelancerin tulojen ja menojen seuraaminen on välttämätöntä. Tämähän on päivänselvää, mutta käytäntö on monesti toinen.
Budjetin seuraamisen voi tehdä hyvin ja vaivattomasti, tai sitten huonosti ja stressaten.
Kuinka moni tunteekaan huonoa omatuntoa siitä, että sulloo kuitit pöytälaatikkoon tai muovikassiin ja ryhtyy niitä selvittelemään vasta, kun on aika tehdä verottajalle selvitys?
Pressissä keskusteltiin perjantaina 25. toukokuuta freen verovähennyksistä. Verohallitusta edusti Ilona Pellinen, jolta pystyi kysymään omaa verotustaan koskevia asioita. Paikalla oli viitisentoista henkeä, joten sakkomaksuja tilaisuuteen ilmoittautuneille, mutta paikalle saapumatta jättäneille lähti. Pellisen lisäksi tilaisuudessa alusti tämän tarinan kirjoittaja, freetoimittaja Kari Kauppinen.
Kauppinen selosti, miten hän muutti tapansa hoitaa kirjanpito freeuran alkuaikojen jälkeen, jolloin paperityöt eivät aina kiinnostaneet.
Kun kuittisulkeisia ei tehnyt ajoissa, ei enää viikkojen saati kuukausien jälkeen muistanut, mikä yksittäinen kuitti liittyi mihinkin juttuun. Tällöin niitä ei asiallisesti voinut verovähennyksiinkään laittaa, kun ei esimerkiksi mahdollisen verotarkastuksen tullessa olisi pystynyt selvittämään, mistä kulusta oli ollut kyse. Tämä luonnollisesti merkitsi silkkaa rahanmenoa, kun työkuluja maksoi sataprosenttisesti omasta pussistaan.
Kun kuitit eivät olleet järjestyksessä, seurasi monenlaista murhetta. Paitsi jo mainittua rahanhukkaa, niin myös aikaa kului tolkuttomasti yrittäessä selvitellä vanhoja kuitteja. Tämä johti hermostumiseen ja myös häpeään, kun verottajalta piti pariinkin kertaan samana keväänä anoa jatkoaikaa veroilmoituksen jättämiseen, kun määräaikaan mennessä ei kaikkea ehtinyt/jaksanut tehdä.
Muutos on helppo. Kun työstä johtuvat menot järjestää viikoittain, vähintään kuukausittain, jopa päivittäin, ei tule koskaan kiire ja asiat pysyvät hallinnassa. Joka kuitille löytyy uskottava selvitys ja samalla pystyy tarkkailemaan työstä johtuvia menojaan sentilleen. Tietää siis taloutensa muutenkin kuin mutu-tuntumalla.
Tapoja hallita kuittiensa selvityksiä on monia. Yksi hyvä on merkitä kuittiin järjestysnumero ja tallentaa tietokoneelleen selvitykset jokaisesta kuitista. Myös kuittiin tai siihen liitettyyn aaneloseen voi kirjoittaa, mistä työkulu on syntynyt.
Hyvä apu ja sparraaja kuittisulkeisiin on noin satasen kuussa maksava kirjanpitäjä. Nämä kulut ovat tietysti myös vähennyskelpoisia. Kirjanpitäjä ei ole välttämättömyys, sillä homman voi täsmällisesti osatessaan tehdä itsekin. Pääasia on, että jos tulojen ja menojen seuranta sekä verovähennykseen oikeuttavien kuittien hallinta on sekava, muuttaa toimintatapaansa.
Kari Kauppinen
